L’intérêt d’une norme est évidemment d’apporter un certain nombre de garanties sur le respect de l’état de l’art et des bons processus concernant la gestion dans le temps du matériel, des logiciels et des services requis.

La norme internationale ISO 14 641-1, dérivée de l’AFNOR Norme Française Z42-013, qualifie ainsi ce que doit être l’archivage électronique. La conformité d’une solution SAE à ce type de référentiel apporte ainsi une assurance supérieure sur le bon respect de la finalité juridique attendue : intégrité et pérennité des archives.

Le projet de norme Z 42-026 sur le territoire francais, « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations « , s’appliquera aux opérateurs de numérisation ainsi qu’aux donneurs d’ordres qui souhaitent la mettre en œuvre en propre. Elle identifie quatre cas d’usages selon s’il s’agit de numérisation de stock d’archives ou de flux, de numérisation centralisée ou décentralisée de type «guichet ». Elle complète ainsi la norme d’archivage.

Contrairement à la certification PSDC (Prestataires de Services de Dématérialisation et de Conservation) au Luxembourg, aucune obligation légale n’impose directement le recours à ces deux normes NF ou à la marque NF 461 associée. La récente modification de l’article 1379 du Code Civil français précise ainsi en substance la finalité, pas les moyens :

  • « La copie fiable a la même force probante que l’original.
  • « Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »

Pour autant, les normes apportent des garanties certaines à l’heure de « booster » la confiance numérique. Projet de norme Z 42-026 en France, statut PSDC au Luxembourg, Digital Act en Belgique, Règlement eIDAS en Europe, la future norme ISO se dessine…